Mag u de chauffeurskaart voor uw werknemer vergoeden?

Eindejaarstips

Chauffeurskaart

Een chauffeurskaart is een kaart waarmee een boordcomputer de identiteit van de bestuurder van een taxi kan vaststellen. Op de kaart kunnen ook gegevens opgeslagen worden. U kunt denken aan gegevens als het kenteken en de kilometerstand van de auto, de arbeids- en rusttijden van de bestuurder, gegevens met betrekking tot de taxivergunning en allerlei gegevens met betrekking tot de taxiritten. Voor iedere bestuurder van een auto die wordt ingezet voor taxivervoer, is zo’n chauffeurskaart verplicht.

Aanvragen chauffeurskaart

De chauffeurskaart kan alleen door de bestuurder worden aangevraagd bij het Kiwa Register. De bestuurder moet bij de aanvraag onder meer de volgende documenten overleggen:

• een verklaring omtrent het gedrag voor het besturen van een taxi (hierna VOG), en
• een geneeskundige verklaring voor het besturen van een taxi.

VOG gericht vrijgesteld

Aan het aanvragen van een VOG zijn kosten verbonden. Voor de vergoeding van het aanvragen van een VOG geldt een gerichte vrijstelling. U kunt deze kosten daarom onbelast aan uw werknemer vergoeden. Hiervoor hoeft dus niet de vrije ruimte te worden gebruikt.

Geneeskundige verklaring niet gericht vrijgesteld

Aan een geneeskundige verklaring zijn ook kosten verbonden. De Belastingdienst is van oordeel dat voor de vergoeding van deze kosten geen gerichte vrijstelling kan worden toegepast. U kunt deze kosten daarom niet zonder meer onbelast vergoeden aan uw werknemer.

Geneeskundige verklaring in vrije ruimte

U kunt er wel voor kiezen om de vergoeding aan te wijzen als eindheffingsloon in de vrije ruimte. Voor de werknemer is de vergoeding dan onbelast. U betaalt hierover ook geen belasting als uw totaal aan aangewezen vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen in een jaar binnen de vrije ruimte blijven. Wordt de vrije ruimte overschreden, dan bedraagt de belasting ten laste van u als werkgever 80% van deze overschrijding.

Let op! De vrije ruimte bedraagt in 2024 1,92% tot een fiscale loonsom van € 400.000 en 1,18% over het meerdere.